Dokładna analiza procesów biznesowych to fundament każdej udanej optymalizacji. Zanim zaczniemy wprowadzać zmiany w funkcjonowaniu firmy, musimy dokładnie zrozumieć, jak obecnie działają nasze procesy, gdzie występują nieefektywności i jakie są potencjalne obszary usprawnień. W tym artykule przedstawiamy sprawdzoną metodologię analizy procesów, która pozwoli zidentyfikować obszary wymagające usprawnień.

Czym jest analiza procesów biznesowych?

Analiza procesów biznesowych (BPA - Business Process Analysis) to systematyczne badanie istniejących procesów w organizacji w celu zrozumienia ich działania, zidentyfikowania nieefektywności i zaproponowania usprawnień. BPA jest kluczowym elementem ciągłego doskonalenia i zarządzania procesami biznesowymi (BPM - Business Process Management).

Krok 1: Zdefiniowanie celów analizy

Zanim przystąpimy do analizy, musimy jasno określić jej cele. Co chcemy osiągnąć? Na jakie pytania ma odpowiedzieć analiza? Typowe cele analizy procesów mogą obejmować:

  • Zwiększenie efektywności operacyjnej
  • Redukcję kosztów
  • Poprawę jakości produktów lub usług
  • Skrócenie czasu realizacji
  • Zwiększenie satysfakcji klientów
  • Identyfikację wąskich gardeł i nieefektywności

Jasno zdefiniowane cele pomogą nam skupić się na odpowiednich aspektach procesu i wybrać właściwe metody analizy.

Krok 2: Wybór procesów do analizy

W każdej organizacji istnieje wiele procesów biznesowych, ale nie wszystkie wymagają natychmiastowej analizy i optymalizacji. Priorytetyzacja procesów może opierać się na następujących kryteriach:

  • Wpływ na kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) organizacji
  • Częstotliwość wykonywania procesu
  • Znane problemy lub skargi związane z procesem
  • Potencjał do szybkich i znaczących usprawnień

Warto zacząć od procesów, które mają największy wpływ na działalność firmy lub wykazują wyraźne oznaki nieefektywności.

Krok 3: Zbieranie informacji

Dokładna analiza procesu wymaga szczegółowych informacji. Istnieje kilka metod zbierania danych:

  • Obserwacja bezpośrednia - obserwowanie procesu podczas jego wykonywania w rzeczywistym środowisku
  • Wywiady z uczestnikami procesu - rozmowy z osobami, które wykonują proces, zarządzają nim lub są jego klientami
  • Warsztaty procesowe - sesje grupowe, podczas których uczestnicy procesu wspólnie mapują i analizują proces
  • Analiza dokumentacji - przegląd istniejących dokumentów, procedur, instrukcji pracy itp.
  • Analiza danych z systemów IT - przegląd logów, raportów i innych danych z systemów informatycznych wspierających proces

Najlepsze rezultaty osiąga się zwykle łącząc różne metody zbierania informacji, co pozwala uzyskać pełny obraz procesu z różnych perspektyw.

Krok 4: Mapowanie procesu

Mapowanie procesu polega na graficznym przedstawieniu wszystkich kroków procesu, zaangażowanych osób, systemów i przepływu informacji. Istnieje kilka popularnych notacji do modelowania procesów:

  • BPMN (Business Process Model and Notation) - standardowa notacja do modelowania procesów biznesowych
  • Diagram przepływu (Flowchart) - prostsza alternatywa dla BPMN
  • Mapa procesu (Process Map) - wysokopoziomowy przegląd procesu
  • VSM (Value Stream Mapping) - metoda mapowania przepływu wartości, popularna w Lean Management
  • SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) - metoda definiowania granic procesu i jego głównych elementów

Wybór metody mapowania zależy od złożoności procesu, celu analizy i preferencji zespołu analitycznego. Dla większości procesów biznesowych BPMN lub diagram przepływu będą dobrym wyborem.

Krok 5: Analiza procesu

Po zmapowaniu procesu przychodzi czas na jego szczegółową analizę. W zależności od celów analizy, można zastosować różne techniki:

  • Analiza wartości dodanej (Value-Added Analysis) - identyfikacja kroków, które dodają wartość dla klienta, oraz tych, które jej nie dodają
  • Analiza czasu cyklu (Cycle Time Analysis) - pomiar czasu trwania poszczególnych kroków procesu i całego procesu
  • Analiza przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis) - identyfikacja podstawowych przyczyn problemów w procesie
  • Analiza wąskich gardeł (Bottleneck Analysis) - identyfikacja kroków procesu, które ograniczają jego przepustowość
  • Analiza ryzyka (Risk Analysis) - identyfikacja potencjalnych ryzyk i błędów w procesie

Warto również uwzględnić KPI (Key Performance Indicators) procesu, takie jak czas realizacji, koszt, jakość, elastyczność czy poziom błędów, i porównać je z celami biznesowymi lub benchmarkami branżowymi.

Krok 6: Identyfikacja możliwości usprawnień

Na podstawie przeprowadzonej analizy można zidentyfikować obszary wymagające usprawnień. Typowe możliwości usprawnień obejmują:

  • Eliminację lub uproszczenie niepotrzebnych kroków
  • Automatyzację powtarzalnych zadań
  • Równoległe wykonywanie niektórych zadań
  • Standaryzację i dokumentację procesu
  • Lepsze wykorzystanie technologii
  • Zmiany w alokacji zasobów
  • Poprawę komunikacji i przepływu informacji

Dla każdej zidentyfikowanej możliwości usprawnienia warto oszacować potencjalne korzyści (np. oszczędność czasu lub kosztów) oraz nakłady potrzebne do jej wdrożenia.

Krok 7: Opracowanie rekomendacji i planu działania

Ostatnim krokiem analizy jest opracowanie konkretnych rekomendacji i planu działania. Plan ten powinien zawierać:

  • Listę proponowanych usprawnień
  • Priorytety i kolejność wdrażania zmian
  • Osoby odpowiedzialne za poszczególne działania
  • Harmonogram wdrożenia
  • Zasoby potrzebne do realizacji planu
  • Wskaźniki sukcesu i metody pomiaru efektów

Warto również stworzyć mapę procesu docelowego (to-be process), aby zobrazować, jak będzie wyglądał proces po wdrożeniu proponowanych usprawnień.

Narzędzia wspierające analizę procesów

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać analizę procesów biznesowych:

  • Narzędzia do modelowania procesów - np. Lucidchart, Microsoft Visio, Bizagi Modeler
  • Narzędzia do analizy danych - np. Microsoft Excel, Power BI, Tableau
  • Specjalistyczne systemy BPM - np. Appian, Pega, IBM BPM
  • Narzędzia do Process Mining - np. Celonis, UiPath Process Mining, Disco

Wybór narzędzi zależy od złożoności procesu, dostępnych danych oraz kompetencji zespołu analitycznego.

Podsumowanie

Skuteczna analiza procesów biznesowych wymaga systematycznego podejścia, odpowiednich narzędzi i technik oraz zaangażowania osób uczestniczących w procesie. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala zidentyfikować obszary wymagające usprawnień, co jest pierwszym krokiem do optymalizacji procesów biznesowych.

Pamiętaj, że analiza procesów nie jest jednorazowym działaniem, ale powinna być elementem ciągłego doskonalenia. Regularne przeglądy i analizy procesów pozwalają na ich bieżącą optymalizację i dostosowywanie do zmieniających się warunków biznesowych.

Czy Twoja firma przeprowadza regularne analizy procesów biznesowych? Jakie techniki i narzędzia stosuje? Zachęcamy do dzielenia się swoimi doświadczeniami i pytaniami w sekcji komentarzy.